Wdrożenie systemu ERP – typowe błędy

Wdrożenie systemu ERP lub zastąpienie starego systemu nowym jest projektem z kategorii kluczowych i trudnych. Pochłania zarówno duże zasoby finansowe, reorganizuje procesy oraz angażuje dodatkowo całą firmę w długotrwałym procesie wdrożenia.

Aby projekt wdrożenia systemu ERP udał się, należy dobrze przygotować następujące elementy:

  • Analiza procesów AS IS – takich jakie są
  • Analiza procesów TO BE – takich jakie powinny być docelowo wynikające np. z trendów rynkowych (np. automatyzacja) czy strategii firmy
  • Wybór systemu i jego dostawcę najlepiej spełniającego wymagania zarówno biznesowe, finansowe czy technologiczne
  • Zapewnić wewnętrzne zasoby do realizacji projektu z silnym umocowaniem
  • Określić zasady zarządzania projektem, raportowania, zarządzania zmianami i odchyleniami
  • Przeprowadzić dobrze analizę przedwdrożeniową
  • Uporządkować i określić dane potrzebne do migracji
  • Uporządkować architekturę systemów i wymiany danych pomiędzy systemami
  • Spisanie realnych ryzyk projektowych wynikających zarówno u klienta jak i dostawcy
  • itd.

Najczęstsze problemy w realizacji wdrożeń systemu ERP:

  • Brak czasu użytkowników wewnętrznych na pracę przy analizie przedwdrożeniowej i testowaniu systemu
  • Brak buforu czasowego i finansowego dla projektu
  • Zbyt optymistyczny czas wdrożenia – brak zarządzania ryzykiem projektowym uwzględniające zarówno ryzyka u klienta jak i u dostawcy
  • Zbyt ogólna umowa wdrożeniowa lub utrzymania nieregulująca szybkość usuwania błędów krytycznych czy kary za opóźnienia po stronie dostawcy
  • Zbyt dużo projektów u dostawcy i opóźnienia w projekcie lub spadek jakości
  • Przerzucanie testowania funkcjonalności na klienta
  • Brak zarządzania ryzykiem i przygotowania się na wystąpienia ryzyka
  • Synchronizacja prac pomiędzy dostawcami np. w przypadku zmian w innych systemach lub ich integracji
  • Brak lidera projektów silnie umocowanego w zarządzie
  • itd.

Zobacz także:

Zapraszamy do kontaktu:

pfederowicz@gotechnologies.pl

Ponad 200 zadowolonych klientów

Procesy: Analiza AS-IS i TO-BE

Analiza stanu obecnego AS-IS i analiza stanu przyszłego TO-BE są elementami Modelowania Procesów Biznesowych (Business Process Modeling). Służą do oceny aktualnego stanu procesów oraz są próbą ustalenia docelowego stanu procesów w przyszłości. Analizy AS-IS i TO-BE możemy wykonywać w notacji BPMN (Business Process Model and Notation) lub w modelu ICOM (ang. Input, Output, Controll, Mechanizm).

Analizę procesów wykonuje się kiedy:

  • Utraciliśmy kontrolę nad procesami, nie wiemy jak one działają, nie są spisane, nie wiemy kto jest odpowiedzialny za dane procesy lub podprocesy.
  • Utrudniają wdrożenia zmian w systemach i generują duże koszt tych procesów
  • Nie są optymalne pok kątem biznesowym i albo generują niepotrzebne koszty, albo nie generują oczekiwanych przychodów.
  • Benchmarking procesów lub ich wskaźników (KPI Key Performance Indicator) pokazują odstawanie od konkurencji.
  • Przygotowujemy się do wdrożenia systemu ERP (Enterprise Resources Planning) lub innego. Analiza procesów ułatwi nam wybór odpowiedniego systemu i zaoszczędzi czas na etapie analizy przedwdrożeniowej.

Innymi elementami, które można wykorzystać w analizie procesów są:

  • Macierz odpowiedzialności RACI (Responsibility Assignment Matrix)
  • Diagramy przypadków użycia Use Case
  • Notacje graficzne UML

Zobacz naszą ofertę w obszarze procesów i ich implementacji w systemach:

Zapraszamy do kontaktu:

pfederowicz@gotechnologies.pl

Ponad 200 zadowolonych klientów

Analiza przedwdrożeniowa – czy to takie straszne?

Analiza przedwdrożeniowa jest podstawą wdrożenia systemów informatycznych klasy ERP i CRM. To w jej trakcie powstaje opis istniejących i docelowych procesów biznesowych, ich ważność z punktu widzenia biznesu oraz mapowanie na funkcjonalności systemowe i ich wycena. Analiza wdrożeniowa jest dodatkowym obciążeniem zespołu biznesowego, który oprócz swoich codziennych obowiązków musi znaleźć dodatkowy czas, często po „godzinach” na dodatkowy projekt.

Analiza wdrożeniowa często jest zbyt długo trwającym procesem, zmieniającym się w zależności od danych procesów, które ulegają ciągłym zmianom, lub braku decyzyjności co do ostatecznych procesów lub braku zasobów wewnętrznych. Bardzo często analizy są źle zrobione, a wina leży albo po środku, albo po stronie wykonawcy lub po stronie klienta biznesowego. Skutkiem źle wykonanej analizy przedwdrożeniowej jest źle wdrożony system ERP czy CRM, co przekłada się na zakłócenie ciągłości biznesowej i poniesienie dodatkowych kosztów i czasu na poprawę systemu.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie wyborze systemów i dostawców systemów lub w procesie wsparcia lub przygotowania organizacji do wdrożenia systemów ERP, CRM, WMS, eCommerce, APS, MRP, MES, TMS, etc. zapraszamy do współpracy. Posiadamy Analityków Biznesowych oraz project managerów gotowych do realizacji corowych projektów.

Nasza oferta doradcza:

Zapraszamy do kontaktu:

pfederowicz@gotechnologies.pl

Ponad 150-ciu zadowolonych klientów

Zarządzanie projektami: Jak skutecznie zebrać wymagania biznesowe?

Wymagania biznesowe wraz z  wymaganiami systemowymi  tworzą kompleksowe wymagania końcowego produktu. Zbieranie wymagań biznesowych jest jednym z najważniejszych i zarazem najtrudniejszych etapów projektu. Może decydować o sukcesie lub porażce każdego projektu.

Co to jest zarządzanie wymaganiami? Zarządzanie wymaganiami jest niezbędne podczas prowadzenia każdego projektu. Proces może składać się z kilku etapów w zależności od etapów projektu. Pierwszy etap jest odpowiedzialny za zebranie wymagań biznesowych oraz systemowych. Daje nam to szkic wymagań odnośnie docelowego systemu. Dzięki temu możemy stworzyć listę wymagań funkcjonalnych opisanych w specyfikacji wymagań. Taki dokument zaakceptowany przez wszystkie strony uczestniczące w analizie jest podstawą do dalszych prac nad szczegółowymi funkcjonalnościami. Proces zbierania wymagań nazywany jest Analizą Wymagań.

Jak wygląda kompleksowy proces zbierania wymagań dla każdego produktu? Pierwszym krokiem jest zebranie wymagań biznesowych. Drugim krokiem jest zebranie wymagań od użytkowników, którzy będą korzystać z danego produktu. Tutaj bardzo częstą metodą zbierania wymagań są przypadki użycia (use case). Kolejnym krokiem jest sporządzenie szczegółowej listy wymagań funkcjonalnych, wymagań jakościowych lub niefunkcjonalnych (np. odnośnie bezpieczeństwa, bezawaryjności, dostępności, itd. ) . To wszystko tworzy dokument wymagań względem oprogramowania często określany, jako SRS (Software Requirements Specification).

              Jak wykonać analizę wymagań biznesowych? Przy analizie wymagań możemy skorzystać z wielu technik lub metod np. z Business Analysis Body of Knowledge stworzonej przez International Institute of Business Analysis. Najbardziej popularnymi technikami analizy są burze mózgów, analizy aktualnej dokumentacji lub procesów biznesowych, wywiady, obserwacja, prototypowanie czy warsztaty. Wybór techniki lub ich łączenie zależy od projektu, skomplikowania, czasu, itd.

              Jak dokumentować wymagania biznesowe podczas analizy? Przy spisywaniu wymagań biznesowych warto skorzystać z takich narzędzi jak mapy myśli (mind maps), diagramy przypadków użycia użycia (use case), czy narzędzi do modelowania procesów biznesowych (Business proces modelling).

              Jakie są najczęstsze błędy analiz biznesowych? Dobra analiza może decydować o porażce lub sukcesie projektu. Zawarte w niej informacje muszą jednoznacznie opisywać wymagania oraz co się oczekuje od wykonawcy. W większości przypadków wymagania są niejednoznaczne a możliwości interpretacji dość duże. Przypomnijmy wymagania powinny być kompletne i spójne oraz powinny jednoznacznie opisywać, co chcemy osiągnąć.

              Jak priorytetyzować wymagania? Możemy posłużyć się prostą skalą opisową np. Wysoki, Średni, Niski, skalą liczbową np. od 1 do 5 lub w oparciu o metodę MoSCoW charakteryzującą się skalą Must (musi być), Should (powinien być), Could (może być), Would lub Won’t (może być lub nie musi być). Priorytet najwyższy powinny mieć wymagania wdrażane w pierwszej kolejności, najważniejsze z punktu widzenia biznesu, najniższy wymagania, bez których system może istnieć i bez których możemy skończyć projekt w założonym czasie.

             Jak zarządzać wymaganiami podczas trwania projektu? Należy posiadać proces zarządzania zmianami w projekcie (Change Management) zarówno jak stosujemy metodyki typu Prince2 czy techniki zwinne. Proces zarządzania zmianami w projektach informatycznych zostanie opisany w kolejnych cyklach artykułów o zarządzaniu projektami.

Zobacz naszą ofertę wsparcia w Zarządzaniu Projektami oraz wyboru systemów i dostawców klas ERP, CRM, etc.

Zapraszamy do kontaktu:

pfederowicz@gotechnologies.pl

Ponad 200 zadowolonych klientów